Riktlinjer för valberedningen

Valberedningen skapar styrelsen

Valberedningen är medlemmarnas viktigaste instrument för att skapa och bibehålla en fungerande styrelse som på ett kvalificerat och tryggt sätt kan hantera föreningens verksamhet framöver. Ofta är det valberedningen som tar initiativ till ett nödvändigt förändringsarbete.Valberedningen har alltså en nyckelfunktion och dess uppgift är bl.a. att från den stund den utses, fram till nästa årsstämma, analysera hur den sittande styrelsen arbetar. 

Valberedningens arbete pågår därmed parallellt med styrelsens arbete under hela det år den är vald för. Att sammankalla valberedningen några veckor före stämman räcker alltså inte. 

Valberedningen ska hålla ett antal möten jämnt fördelat över året, och dessa protokollförs, eller dokumenteras på annat sätt, så att alla medlemmar före årsstämman kan ta del av hur valberedningens arbete bedrivits.

Vilka poster ska valberedningen hitta personer till?

Valberedningen ska föreslå ledamöter till följande poster inom föreningen och presentera dem på stämman;
  • Styrelsen
  • Suppleanter till styrelsen
  • Revisorer
  • Suppleanter till revisorerna
  • Valberedning (alltså föreslå ersättare till sig själva)
  • Olika projekt som medlemmar ska ingå i (projektgrupper/arbetsgrupper)
  • Alla övriga förtroendeposter som hör till föreningens verksamhet. 

Valberedningen ska söka ledamöter främst till;
  • De poster där avhopp skett under året, från ovanstående nämnda poster.
  • De ledamöter som står i tur att avgå i styrelsen och för revisor (och andra poster).
Men detta är inte något hinder för att även förslag kommer in på redan tillsatta poster, och dessa förslag måste naturligtvis också redovisas för medlemmarna av valberedningen. 

Det är särskilt viktigt att valberedningen känner till vilka funktioner som ska bemannas.Valberedningen träffar aktuella kandidater och presenterar arbetsuppgifterna. Det är mycket angeläget att tydligt presentera föreningen och dess organisation, arbetssätt och vad uppgiften kräver i form av kunskap, tidsåtgång och engagemang. Det är bra om det finns flera kandidater till respektive post. Valberedningen ska inte begära att kandidaterna måste ta ställning direkt, utan kandidaterna ska i lugn och ro fundera över vad de vill utifrån den information de fått.

Styrelse och revisorer

Styrelse
Som ledning till vilken kompetens som bör finnas i en styrelse kan man tänka sig följande sammansättning;
  • Jurist / juridiskt kunnig
  • Byggnadsingenjör / byggnadskunnig
  • Tekniker / IT- och webbkunnig
  • Civilekonom / ekonom
  • Samhällsvetare
  • Entreprenör
  • Informatör, journalist, e.dyl. som är duktig på att skriva och informera
Valberedningen bör sträva efter en allsidig bemanning i styrelsen avseende ålder, kön, yrkeserfarenheter och kompetens. 

Revisorer
I Föreningslagen (8 kap. 3 §) står det; "Revisorerna skall ha den insikt i och erfarenhet av redovisning och ekonomiska förhållanden som med hänsyn till arten och omfånget av föreningens verksamhet fordras för uppdragets fullgörande". Det är alltså viktigt att valberedningen undersöker förutsättningarna för de som nomineras till interna revisorer i föreningen, så att de uppfyller de krav som ställs. Målet måste vara att hitta någon inom föreningen med rätt kompetens, men om det skulle visa sig omöjligt så kan föreningen ta in en revisor utifrån, t.ex. från en annan förening. 

Revisionsarbetet pågår under hela året. Det är alltså inte bara att kontrollera redovisningshandlingarna. Valberedningen kontrollerar med revisorerna att så verkligen sker. 
 

Valberedningens kompetens

Det är viktigt att valberedningen har de kunskaper som behövs och att valberedningen går de kompetenshöjande kurser som erbjuds valberedningen. En viktig förutsättning som valberedare är att man är insatt i hur bostadsrättsföreningar fungerar i stort såväl som i den egna föreningen, och att man sätter sig in i hur en styrelse ska arbeta på bästa sätt med medlemsinformation och demokrati där öppenhet och ärlighet är viktiga ingredienser. 

Valberedningen bör informera sig om styrelsens årsplan, om adjungeringar och om ledamöternas närvarofrekvens och dylikt, samt vara väl förtrogen med föreningens stadgar.

På uppdrag av medlemmarna

Valberedningen arbetar helt och hållet på uppdrag av ägarna, dvs föreningens medlemmar. Styrelsen har därför inget mandat att lägga sig i valberedningens arbete. 

Ledamöter i valberedningen väljs på årsmötet utfrån de medlemmar som fysiskt bor i föreningen. Vem som är sammankallande utses på stämman när valberedning väljs. 

Valberedningens uppgift är att i dialog med bl.a. ordföranden hålla sig underrättad om hur arbetet i styrelsen fungerar, och om styrelsens sammansättning utifrån kompetens och engagemang ger styrelsen rätt förutsättningar att hantera de frågor som föreningen står inför. Valberedningen ska så långt det är möjligt säkerställa att styrelsen har rätt sammansättning och rätt förutsättningar att vara föreningens näst högsta beslutande organ. 

Valberedningen ska fortlöpande analysera och skaffa sig kännedom om vilken kompetens som finns bland bostadsrättsföreningens samtliga valbara medlemmar utanför styrelsen. 
Inte minst viktigt är att kontakt tas med nyinflyttade i föreningen och att valberedningen har god kontakt med medlemmarna.

Uppföljning bland de nyvalda

Valberedningen bör några månader efter årsstämman ta kontakt med de nyvalda styrelseledamöterna för att kontrollera hur de blivit mottagna, och i vilken mån deras förväntningar på styrelseuppdraget stämmer överens med den verklighet som mött dem i styrelsen. 
Motsvarande gäller dem som nominerats till övriga förtroendeposter. Inte minst när det gäller suppleanter, eftersom det sällan kommer fram annars vilket engagemang som finns där. 
Valberedningen bör även intervjua ordföranden i styrelsen om hur de nya ledamöterna och suppleanterna funnit sig till rätta och på vilket sätt de involveras i styrelsearbetet. 

På samma sätt är det att rekommendera att valberedningen undersöker orsaken till om en styrelseledamot, suppleant i styrelsen eller annan förtroendevald avsäger sig sitt uppdrag under löpande mandatperiod, så att valberedningen kan redovisa detta för medlemmarna.

Löpande information till medlemmarna

Valberedningen informerar alla medlemmar i ett tidigt skede om vilka av styrelsens ledamöter som står i tur att avgå, samt vilka fyllnadsval som kan behöva göras på grund av avsägelser. 

Om en styrelseledamot, eller någon på en annan förtroendepost i föreningen, avser att inte fortsätta efter nästa val, eller avbryter sitt uppdrag med omedelbar verkan, så meddelar denna person (i första hand, i andra hand gör styrelsen detta) sitt beslut till valberedningen, som i sin tur ser till att detta snarast kommer medlemmarna till kännedom. 

Om förändringar till nästa ordinarie stämma sker i valberedningens konstitution, eller om valberedningen avbryter sitt arbete, eller andra viktiga förändringar inträffar här, är i första hand valberedningen skyldig att informera medlemmarna om det inträffade. I andra hand är styrelsen skyldig att snarast tillse att medlemmarna får informationen. 

En mycket viktig funktion för valberedningen är att, i samband med att valberedningen löpande kontrollerar att styrelsearbetet fungerar, också upplyser medlemmarna ifall valberedningen upptäcker att styrelsearbetet inte fungerar som det borde. Detta eftersom föreningen kan ta skada om det går för lång tid med brister i styrelsearbetet. 

Valberedningen redovisar för medlemmarna hur styrelsearbetet fungerat och t.ex. hur deltagandet på styrelsemötena varit för de olika ledamöterna och suppleanterna. Valberedningen informerar även om hur arbetet fungerat mellan valberedning och styrelse, och om styrelsen underlättat valberedningens arbete på ett tillfredsställande sätt. 
På motsvarande sätt redovisas revisorernas och övriga ledamöters arbete.

Presentera alla föreslagna namn

Valberedningen ska inför föreningsstämman presentera samtliga skriftliga och muntliga förslagsom kommit in till valberedningen på medlemmar till olika förtroendeposter. Alltså inte enbart dem som valberedningen föreslår till val, utan samtliga som är föreslagna av medlemmarna. De som nomineras och föreslås till förtroendeuppdrag bör presenteras med namn och kompetens på stämman, på ett så objektivt och sakligt sätt som möjligt. Lämpligt är att valberedningen samtidigt motiverar varför just de föreslagnas kompetens behövs i styrelsearbetet. 

Eftersom det förekommer att de som nominerats av olika anledningar hoppar av så är det viktigt att det finns flera alternativa förslag till respektive post. 

Det är lämpligt att valberedningen försäkrar sig om att de föreslagna kandidaterna är närvarande vid stämman så att de kan ge en kort presentation av sig själva. 

Det finns inga som helst hinder för en valberedning att nominera inom sig själva till olika förtroendeposter, men det är viktigt att detta då sker på ett förtroendeingivande sätt. 

Det slutgiltiga resultatet av valberedningens arbete delas skriftligen ut i god tid före stämma där val/omval ska ske, och då samtidigt till alla medlemmar, inkl. styrelsen. Dvs när årsredovisningen delas ut till medlemmarna (i samband med kallelsen). 
Valberedningen informerar då också om valberedningens sammansättning och hur valberedningsarbetet bedrivits under året (med hur många möten som hållits, etc). 

Valberedningen kan även föreslå mötesordförande och protokollförare till årsstämman. Om stämman utser stämmoordförande och stämmosekreterare utanför styrelsen ger det bl.a. större möjligheter för styrelsen att agera friare under stämman.

Motiverade val

Valberedningen ska motivera varför de föreslår omval eller låter en styrelse sitta kvar oförändrad. Resonemanget grundar sig i att styrelsen ska vara väl rustad för att klara framtidens krav och utmaningar. 
Anser valberedningen att den sittande styrelsen klarar dessa uppgifter måste den också på stämman inför medlemmarna motivera varför den inte väljer att föreslå nya ledamöter. 
Nomineringar till övriga förtroendeposter ska motiveras på motsvarande sätt.

Resurser - Budget för valberedning & styrelsens roll

Om valberedningen ska ha en budget för sin verksamhet så bestäms nivån på denna budget när stämman utser valberedning. I samband med detta definieras vad budgeten kan och får användas till (kurser, medlemsfika, telefon, extern hjälp, etc). Hur dessa pengar använts redovisas sedan i detalj i årsredovisningen. Precis som att styrelsen stödjer valberedningen med löpande information om vilka som flyttar in i föreningen så ska styrelsen också tillhandahålla föreningens resurser (t.ex. lokaler och utskriftsmöjligheter) för valberedningen. Det är därför lämpligt att styrelsen upplåter styrelserummet till valberedarna för sitt arbete. 

Styrelsen ansvarar för att medlemmarna upplyses på att bra sätt (via anslagstavlor, webbsajt, interntidning, direktutskick, etc) om vilka som ingår i valberedningen och hur ledamöterna i valberedningen kan kontaktas (telefon, e-post, etc.). 

Styrelsen underlättar valberedningens arbete med t.ex. utskrifter av flygblad, upplåta lokal för möten, ge omedelbar information om vem som flyttat in i föreningen, o.dyl. Lämpligt är att styrelsen upplåter utrymme bl.a. på föreningens anslagstavlor, webbplats och i interntidning för det som valberedningen har att informera om.

Hur många valberedare är lämpligt?

En rekommendation är att valberedningen ska bestå av 2 ledamöter (oberoende av varandra och oberoende av styrelsen), varav en är sammankallande. Dels är det ett hanterligt antal, dels tillräckligt många för att representera en kontaktyta gentemot övriga medlemmar och styrelsen. Med tre ledamöter i valberedningen finns en risk att onödig tid går åt till diskussioner och dessutom kan en valberedare alltid bli nedröstad om de två andra valberedarna gaddar ihop sig.